Hubungan Masyarakat – Cara Mengatur Konferensi Berita

Konferensi

Konferensi pers dapat menjadi cara yang bagus untuk mendapatkan paparan media untuk bisnis Anda atau klien Anda. Pengorganisasian yang satu tidak rumit yang tidak masuk akal, tetapi membutuhkan perencanaan. Berikut sembilan langkah yang perlu Anda ambil untuk menjalankan konferensi pers yang sukses.

1. Atur Waktu dan Tempat

Akan ada banyak faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih lokasi dan tanggal untuk konferensi pers Anda, tetapi ingatlah bahwa Anda yang bertanggung jawab. Anda biasanya dapat memilih kapan dan di mana memilikinya. Jika acara ini diadakan untuk membuat pengumuman kebijakan penting, Anda harus siap sepenuhnya (lihat di bawah). Jika Anda mengadakan konferensi pers untuk menanggapi kritik atau keadaan darurat, bahkan yang lebih penting adalah Anda tidak panik untuk mengambil keputusan dengan tergesa-gesa.

2. Siapkan ‘Paket Pers’

Paket informasi hizbut tahrir indonesia  yang diberikan kepada mereka yang hadir harus mencakup salinan pernyataan apa pun yang dicetak oleh klien Anda atau karyawannya. Masukkan salinan siaran pers yang disiapkan untuk acara tersebut, informasi latar belakang, statistik, dan foto-foto yang relevan. Tetapi tidak termasuk sampah.

3. Pilih Ketua yang Kokoh

Ketua konferensi pers adalah salah satu orang terpenting. Ia harus diberi pengarahan sepenuhnya tentang masalah konferensi, harus siap untuk menjawab pertanyaan (yang terkadang bermusuhan), perlu dipersiapkan untuk mengatakan ‘Tidak’ bila perlu, dan harus membawa acara tersebut ke kesimpulan rapi.

4. Mengantisipasi Masalah

Jangan menganggap Anda selalu dapat mengontrol pertanyaan yang akan ditanyakan wartawan. Persiapkan daftar pertanyaan yang mungkin dan tuliskan jawabannya sebagai bagian dari pengarahan ketua. Anda harus jujur ​​pada diri sendiri dan mengantisipasi semua masalah kontroversial. Bersiaplah dengan jawaban positif tetapi juga siap untuk memberikan pertahanan yang kuat dalam kasus kontroversi.

5. Undang Media Berita

Nasihat ini tidak sebodoh kelihatannya. Pastikan jurnalis dapat menemukan Anda dan memberi mereka informasi terperinci tentang tanggal, waktu, lokasi, dan termasuk peta. Beri mereka banyak waktu untuk memasukkan undangan Anda dalam buku harian mereka yang sibuk. Anda mungkin akan bersaing dengan organisasi lain yang mengadakan acara pers pada hari yang sama. Hati-hati juga untuk memeriksa kredensial mereka yang hadir, dan hanya mengakui mereka yang dapat membuktikan bahwa mereka diundang.

6. Buat Pernyataan Pembukaan

Ketua konferensi pers berada di posisi terbaik untuk mengatur agenda, dan pernyataan pembukaan harus singkat, jelas, dan langsung pada intinya. Jelaskan mengapa Anda telah mengundang wartawan dan menjelaskan dokumen pendukung yang Anda buat untuk paket pers. Saat pernyataan selesai, undang pertanyaan.

7. Bersikap Asertif dengan Jurnalis

Mintalah setiap orang untuk mengidentifikasi diri mereka sebelum mereka mengajukan pertanyaan mereka. Jika Anda tidak mengerti pertanyaannya, minta mereka mengulanginya. Selalu tawarkan jawaban untuk pertanyaan, bahkan jika Anda harus mengatakan, “Saya tidak tahu.” Bersikap positif, dan jika beberapa perincian tidak tersedia, pastikan mereka disampaikan kemudian kepada jurnalis yang meminta. Pastikan wartawan menjawab semua pertanyaan kepada ketua. Adalah tugas ketua untuk mengarahkan kembali pertanyaan kepada orang yang tepat jika dia dapat menjawabnya dengan lebih baik.

8. Bersiaplah untuk Wawancara

Wartawan radio dan televisi selalu lebih suka wawancara satu lawan satu. Seringkali merupakan ide yang baik untuk memiliki satu juru bicara yang diberi pengarahan dengan baik untuk wawancara. Yang terbaik adalah menunda pengaturan ini sampai setelah konferensi pers. Pada saat itu juru bicara akan terbiasa dengan pertanyaan (dan jawaban). Gunakan alat perekam kecil untuk menyimpan rekaman konferensi pers dan wawancara Anda sendiri. Ini juga merupakan ide bagus bagi juru bicara untuk dilatih dalam teknik wawancara radio dan televisi.

9. Tutup Konferensi bila Sesuai

Jangan pernah membiarkan konferensi pers melayang. Jika Anda merasa bahwa wartawan telah mendapatkan jawaban atas semua pertanyaan paling penting, ketua harus dengan sopan menutup konferensi dan berterima kasih kepada semua orang yang hadir.

Jika Anda mengikuti sembilan prinsip ini, konferensi pers Anda harus menjadi sukses besar dan mengumpulkan banyak publisitas berharga untuk Anda atau klien Anda.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *